Das Formular zum elektronischen Entsorgungsnachweis besteht aus:

1. der elektronischen Verantwortlichen Erklärung (eVE)
2. der elektronischen Annahmeerklärung (eAE)
3. einer eindeutigen Identifikationsnummer (ID), die später die Zuordnung des Vorgangs ermöglicht

Das Formular kann durch den Erzeuger entweder direkt über einen dezentralen eANV-Anbieter, d.h. einen Provider oder über das eANV-System der Länder bezogen werden. Die ID wird im Hintergrund bei der Zentralen Koordinierungsstelle Abfall (ZKS-Abfall) angefordert.

Ablauf: Die eVE wird vom Erzeuger an den Entsorger mit einer elektronischen Unterschrift auf elektronischem Weg übermittelt. Nach der Echtheitsprüfung der Signatur durch den Entsorger prüft dieser, ob die Abfälle fachgerecht mit eigenen Anlagen entsorgt werden können. Ist das der Fall, füllt der Entsorger die eAE aus, signiert sie und übermittelt beide Formulare an den Erzeuger. Ebenfalls sendet der Entsorger den kompletten elektronischen Entsorgungsnachweis an die ZKS-Abfall, die die Übermittlung der Daten an die zuständige Behörde übernimmt. Nach der Prüfung der Daten durch die Behörde, wird die Entscheidung (Bestätigung oder Ablehnung) auf dem elektronischen Entsorgungsnachweis vermerkt, der Nachweis elektronisch signiert und an den Erzeuger und den Entsorger sowie an die Erzeugerbehörde übermittelt.

Wenn gefährlicher Abfall transportiert und entsorgt werden soll, muss ein elektronischer Begleitschein erstellt werden. Dazu werden die Informationen zum Abfall in einem EDV-System erfasst. Entweder geschieht dies direkt beim Abfallerzeuger oder der Abfallbeförderer übernimmt das Ausstellen des Begleitscheins. Eine eindeutige Nummer wird durch die "Zentrale Koordinierungsstelle Abfall" dem Begleitschein automatisch zugeteilt. Bei Abholung muss die Übergabe des Abfalls vom Erzeuger und vom Beförderer durch elektronische Unterschrift bestätigt werden. Der Entsorger füllt nach Ankunft der Abfälle seinen Teil des elektronischen Begleitscheins aus und signiert diesen. Nun erfolgt eine automatische Übertragung des vollständig ausgefüllten Begleitscheins an den Erzeuger sowie an die Zentrale Koordinierungsstelle Abfall. Die ZKS-Abfall leitet die Daten an die zuständige Behörde automatisch weiter und werden dort als elektronisches Register aufbewahrt.

Es bestehen Pflichten:

1. Zur Registerführung

   Diese Pflicht ist in den §§ 23-25 der Nachweisverordnung (NachwV) geregelt. Die von den Verpflichteten erstellten oder von anderen Teilnehmern der Zentrale Koordinierungsstelle Abfall (ZKS-Abfall) erhaltenen Dokumente (Begleitscheine, Entsorgungsnachweise usw.) werden auf der Festplatte im eigenen PC gespeichert (nicht bei der ZKS-Abfall). Die Register können jedoch, je nach Softwarelösung, auch zentral beim Provider (mittels Bevollmächtigung) geführt werden oder der Provider bietet Lösungen zur dezentralen Erstellung und Führung der Register mit einer entsprechenden Software an.

   In jedem Fall müssen die Daten in einer bestimmten Verzeichnisstruktur auf der Festplatte gespeichert werden. Grund ist das Ermöglichen eines einfachen Auffindens der Dokumente für den Fall, dass von der zuständigen Behörde einen Registerauszug gefordert wird.

2. Aufbewahrungsfristen

   In den abfallrechtlichen Vorschriften ist eine Aufbewahrungsfrist von 3 Jahren für Entsorgungs- bzw. Sammelentsorgungsnachweise und Begleit- und Übernahmescheine vorgesehen. Diese Frist beginnt jeweils mit dem Datum der Einstellung in das Register.

   Die zuständige Behörde kann einzelfallbezogen längere Aufbewahrungsfristen vorschreiben.

   Die relevanten Dokumente müssen daher durch ordnungsgemäße Backups gesichert werden um Festplattendefekten und Virenbefall vorzubeugen.

   Durch unsere langjährige Erfahrung im Bereich des lokalen und des Online-Backups sind wir in der Lage, Sie zu diesen Themen kompetent zu beraten und Ihnen die passenden Lösungen zur Verfügung zu stellen.

3. Registerpflicht

   Zur Führung und Aufbewahrung der Register sind verpflichtet:

   • die Entsorger sowohl für gefährliche als auch für nicht gefährliche Abfälle
   • die Erzeuger und Beförderer für gefährliche, auf Anordnung der Behörde oder freiwillig auch für nicht gefährliche Abfälle

§ 26 Abs. 1 NachwV befreit unter bestimmten Umständen von der Registerpflicht, die Behörde kann jedoch in diesem Fall andere geeignete Nachweise fordern.

Jeder Beteiligte muss alle entsprechenden Nachweise bzw. Begleitscheine unterschreiben. Ein elektronisches Dokument bedarf nun einer elektronischen Signatur. Da diese Signatur personengebunden ist heißt sie qualifizierte elektronische Signatur.

Die elektronische Signatur ist vorgeschrieben für:

1. die Beantragung von Entsorgungsnachweisen
2. die Quittierung der Begleitscheine bei Abholung durch den Beförderer
3. die Quittierung der Begleitscheine bei Annahme durch den Entsorger

Das heißt in der Praxis, dass z.B. der Beförderer bei der Abholung der Abfälle mit seiner Signaturkarte im Kartenlesegerät des Erzeugers signiert. Die Kompatibilität der Kartenlesegeräte mit den Signaturkarten ist daher von enormer Wichtigkeit, da die geforderte Signatur sonst nicht vorgenommen werden kann.

Was ist eine qualifizierte elektronische Signatur ?

Eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) ist nach dem deutschen Signaturgesetz eine fortgeschrittene elektronische Signatur, die auf einem (zum Zeitpunkt ihrer Erzeugung gültigen) qualifizierten Zertifikat beruht und mit einer sicheren Signaturerstellungseinheit (SSEE) erstellt wurde.

Technische Voraussetzungen für die elektronische Signatur

1. Signaturkarte (persönliche Chip-Karte mit den codierten persönlichen Unterschriftsdaten und einer Code-Nummer)
2. Kartenlesegerät und zugehörige Signatursoftware
3. Internetanschluss

Die Transportüberwachung erfolgt bundesweit einheitlich durch die Polizeien der Länder und das Bundesamt für Güterverkehr (BAG).

Die Transportüberwachende Behörde muss die vom Beförderer erklärten Angaben zu:

1. Ladung (Abfall)
2. Erzeuger
3. vorgesehenem Entsorger
4. betroffenem Entsorgungsnachweis

bei Bedarf vor Ort auf unabhängigem bzw. authentischem Wege überprüfen können.

Die für eine Überprüfung entscheidenden Schwerpunkte sind:

1. Eine eindeutige Vorgangsnummer (ID des elektronischen Begleitscheines - eBGS-ID)
2. Eine zugehörige eEN/eEN-Nummer (ID des elektronischen Entsorgungsnachweises - eEN-ID)
3. Der Abfallschlüssel
4. Die Angaben des Erzeugers
5. Die Angaben des Entsorgers

Für den Beförderer gilt, dass die Angaben aus dem Begleitschein/Übernahmeschein, einschließlich Firmenname und Anschrift des Entsorgers, mitzuführen und auf Verlangen der Kontrollbehörde vorzulegen sind.

Wichtig ist, dass es der Transportüberwachung ermöglicht wird, im Bedarfsfall sämtliche benötigten Informationen zu diesem Transport zur Prüfung zu beziehen. Eine qualifizierte elektronische Unterschrift ist in diesem Fall nicht erforderlich.

Beispiele zur Bereitstellung dieser Informationen sind:

1. Der Beförderer führt ein Begleitpapier mit sich, aus denen alle relevanten Informationen hervorgehen
2. Der Beförderer führt einen Datenträger/Medium mit sich, auf dem eBGS (und ggf. der eEN) gespeichert sind

Die zur Führung elektronischer Nachweise Verpflichteten sowie die zuständigen Behörden müssen laut § 18 Abs. 1 Satz 1 Nachweisverordnung (NachwV) die zur Nachweisführung erforderlichen

• Erklärungen
• Vermerke zum Fristablauf
• Bestätigungen und Entscheidungen
• Ausfertigungen
• Ablichtungen
• Anträge und Freistellungen

als strukturierte Nachrichten unter Verwendung der standardisierten Schnittstelle nach den Vorgaben der Anlage 3 zur NachwV übermitteln.

Die Neuerung hier ist, dass die bisherigen Papierformulare durch XML-Dateien ersetzt werden. Das XML-Format wurde in der Anlage 3 NachwV für Nachweisdaten verbindlich festgelegt.

Im Projekt eANV arbeiten die zuständigen Aufsichtsbehörden der Länder mit der Wirtschaft und dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz und Reaktorsicherheit (BMU) zusammen.

Diese Behörden sind:

Die Länderarbeitsgruppe "Gemeinsame Abfall-DV-Systeme" (GADSYS)

GADSYS verfolgt folgende Ziele:

1. Aufbau, Nutzung und Weiterentwicklung gemeinsamer Programme
2. Organisation des bundesweiten Datenverbundes
3. Datenaustausch zur Minimierung des Arbeitsaufwands
4. Datenbereitstellung einer länderübergreifenden Abfallstromüberwachung und Bewirtschaftung eines eigenen von den Ländern zur Verfügung gestellten Etats.

Die GADSYS setzt sich aus folgenden Gremien zusammen:

1. Die Länderarbeitsgruppe (LAG) ist als höchstes Organ verantwortlich für Koordination der Zusammenarbeit der Länder
2. Die Steuerungsgruppe (StG) ist u.a. zuständig für Koordination aller DV-Anwendungen
3. Die InformationsKoordinierende Stelle Abfall DV-Systeme (IKA) ist eine Geschäftsstelle der LAG und damit Vertretung der GADSYS nach außen

InformationsKoordinierende Stelle Abfall-DV-Systeme (IKA)

Zur schnelleren Handlungsfähigkeit und Wahrung ihrer gemeinschaftlichen Interessen haben die GADSYS-Länder die Geschäftsstelle IKA eingerichtet.

Zentrale Koordinierungsstelle Abfall (ZKS-Abfall)

Die Zentrale Koordinierungsstelle der Länder – die ZKS - Abfall – ist keine Behörde, sondern eine Datenverarbeitungs-Einrichtung. Sie ermöglicht einen länderübergreifenden, bundesweit einheitlichen Datenaustausch im Rahmen der Abwicklung des Nachweisverfahrens und ist somit das zentrale Element des eGovernment im Bereich der abfallrechtlichen Überwachung.

Die ZKS - Abfall ist der Mittler zwischen Unternehmen und Behörden zur Abwicklung des Datenverkehrs. Dazu bietet sie verschiedene Funktionen und Komponenten und vergibt außerdem die erforderlichen Begleitscheinnummern (eBGS-ID) bzw. die ID für die Entsorgungsnachweise (eEN-ID).

Für den Zeitraum zwischen dem Inkrafttreten der Neufassung der Nachweisverordnung am 1. Februar 2007 bis zur vollständigen Integration und Umsetzung des eANV zum 1. Februar 2011 gibt es verschiedene Übergangsregelungen.

Die wichtigsten Übergangsregelungen sind:

1. Bis 30. März 2010 freiwillige Teilnahme an der elektronischen Nachweisführung mit Zustimmung der zuständigen Entsorgerbehörde
2. Ab 1. April 2010 Pflicht zur Teilnahme am eANV mit qualifizierter elektronischer Signatur oder übergangsweise auch noch handsigniertem Quittungsbeleg (nur Erzeuger und Beförderer), Entsorger und Behörden müssen zu diesem Zeitpunkt elektronisch signieren können
3. Ab 1. Februar 2011 Pflicht zur qualifizierten elektronischen Signatur für alle Beteiligten